泛微OA应用之印章管理解决方案快速导读 适用对象：金融、建筑、地产、商贸等大型集团企业 管理对象：公章、财务章、合同章、发票章、法人章 解决问题：印章多难管理、印章分散难监管 方案路径：泛微OA建模引擎搭建印章管理模块 方案收益：公司印章管理合规、安全、高效 企业印章管理部门一直面临印章管理成本高、效率低、风险高的挑战;因此，公司公章的属性、使用、变更信息的统计维护与查询至关重要。公司管理层与业务操作层对于规范印章使用流程，提升印章使用效率的需求亟待解决... 一、泛微印章管理解决方案亮点 泛微OA系统支撑企业印章管理中心完成从粗放式管理到精细化管理的转变，通过OA个性化建模引擎帮助企业实现数字化印章管理，提升印章使用规范、高效、安全。 1、让印章使用更加规范 泛微OA建立印章管理台账，集中维护公司组织架构内每一枚印章的所有信息;同时，OA系统支持印章从刻制、移交到注销的完整生命周期流程管理，有效提升印章使用合规性。 建立印章台账，由“松散”到“集中” 集中台账记录：泛微OA印章管理台账将印章业务类型、印章外借登记、印章使用登记、印章台账监控模块集中归集、维护，可随时查询用印记录，保证印章使用可跟踪、可追溯。 (印章管理台账) 印章借用信息：借用印章时需要在OA中提交用印申请流程，完成后填写用印登记表，系统会自动生成包括申盖数、实际盖章数在内的所有数据流程台账;完整记录用印动态。 (印章使用登记) 同时，OA系统通过流程自动赋予权限，只有参与过相对应印章处理流程的人员具有印章台账查询权限。 印章变更信息：通过印章台账变更日志列表及时更新印章的最新动态，便于印章管理员了解印章使用的每一步。 新刻制或已注销的印章都能通过流程进行状态变更记录，同时印章使用信息的变化也能通过流程来进行管控。 (印章变更记录表) 全生命周期管理，由“无序”到“规范” 盗用章、人情章、萝卜章等违规盖章乱象层出不穷，企业风险管控面临巨大挑战，规范印章使用要从印章刻制到注销整个生命周期进行监管。 (印章刻制、移交、注销支持场景) 印章刻制：可直接在OA印章刻制申请流程中填写印章所属公司、印章管理部门负责人、印章管理后备人员等信息，完整的责任归属信息在申请时统一录入，规范了印章刻制标准。 同时，印章刻制流程中必须填写两位及以上负责人信息，否则系统不予提交，有效规避了印章滥刻风险。 (印章管理流程) 印章注销：印章管理负责人提交印章注销申请流程，审批人通过印章所属明细信息高效、准确完成审批。 一条注销流程支持注销多个相同印章管理负责人的印章，大大提高了印章注销的效率。 印章移交：通过印章移交申请流程可同时移交多个印章，支持移交印章所属区域、印章部门负责人、印章管理责任人、印章管理后备人员，避免了因人员或部门调整导致的印章丢失等风险。 为了对印章进行精细化管理，泛微OA系统为印章移交流程开发了代理移交，当印章负责人已离职，可由部门负责人发起移交申请流程。 小结：通过OA系统完整的生命周期流程管理，帮助印章数量多、类型多的企业清晰记录使用过程，让每个用印动作都有据可循，规范用印过程，落实公司印章使用制度。 2、提高印章使用的效率 移动化、智能化用印管理，提升业务效率 分公司盖章要有总部授权和备案，印章审批过程缓慢，业务人员等盖章耽误项目进度;泛微OA通过移动应用与智能化个性建模引擎配合规范流程管理，大大提升用印审批效率。 移动用印：泛微OA系统支持移动端印章申请、登记，用印人员可在移动APP印章管理模块实时查询印章动态，随时申请用印。 (移动端用印) 智能提醒：通过PC、移动双登记入口对印章进行使用登记管理，台账自动更新已盖章、待盖章信息，有逾期情况，OA系统会自动通过流程消息提醒申请人。 (印章使用登记) 印章使用登记信息会在系统中自动生成印章使用台账，包括各印章盖章情况、登记流程、盖章人及日期等信息，方便印章管理员实时查询，同时为审批人提供依据。 灵活审批：泛微OA统一印章管理流程，采用固化必审节点与自由选择审批节点相结合的流程模式，达到既规范又灵活的应用效果;大幅度提高用印审批效率，从而提升业务效率。 小结：智能化、电子化印章管理手段，帮助企业提升业务流转速度，集约增效。 3、加强印章丢失风险防范 为了进一步提高印章管理的安全性，企业一般会对印章进行定期盘点，各子公司、部门印章盘点表定期更新到OA系统中，管理者能实时掌握印章情况，提高印章管理安全性。 小结：通过线上、线下一体化管理模式，加强对印章风险防范，有效降低印章丢失风险。 二、泛微印章管理解决方案价值 统一台账，实现印章集中管理精细化 日志更新，让印章使用可跟踪、追溯 电子化流程管理，规范印章管理制度 移动、智能用印，提升印章使用效率 线上线下一体化，增强印章管理安全 |
